مجموعة أسئلة اجتماعات فردية للمديرين المشغولين

تُمثِّل الاجتماعات الفردية بالموظفين فرصةً للتواصل الموجَز معهم للحديث عن عبء العمل ومُخرَجاته، ولمتابعة أوضاعهم على المستوى الشخصي، كما أنها أنسب وقت لتلقّي أي أسئلة يريد الموظف الذي تحت إشرافك المباشر توجيهها إليك، أو لتوجّه له الأسئلة كذلك.

ولكن قد يكون من الصعب معرفة الأسئلة التي ستطرحها في تلك الاجتماعات الفردية.

فبوصفك مديرًا؛ فعادةً ما تكون لديك قائمة طويلة بالمهام التي عليك أداؤها، إلى جانب الكثير من الأمور المتحركة التي عليك تتبُّعها، ولهذا قد لا تجد الوقت الكافي لصياغة أفضل الأسئلة التي تطرحها خلال اجتماعاتك الفردية بموظفيك، ولهذا السبب تحديدًا وضعنا قائمة الأسئلة هذه، والتي سّميناها بحسب الموضوع، حيث يمكنك استخدامها لوضع نقاط للمناقشة على الأجندة الخاصة باجتماعاتك الفردية المستقبلية، بحيث يمكنك التركيز على إجابات موظفيك وعلى الخطوات التالية التي تتولّد عن تلك المناقشات المهمة.

40 سؤالا للاجتماعات الفردية بين المدير وموظفيه

أسئلة الاطلاع على جديد الموظفين

استهِلّ نقاشك في اجتماعك الفردي المعتاد المُقبِل بسؤال من القائمة أدناه، إذ تساعدك تلك الأسئلة في فهم ما يدور في أذهان موظفيك. ولذا، يمكنك توجيه النقاش انطلاقًا من هناك:

• هلّا أخبرتَني عمّا تعمل عليه حاليًا وكيف تسير الأمور بشأنه؟
• ما الذي كان وما يزال يدور في ذهنك بخصوص العمل خلال الأسبوعين الفائتَين؟
• هل يمكنك مشاركتي مثالًا عن موقف حصل معك مؤخرًا في العمل حققتَ فيه النجاح؟ وما العوامل الرئيسة التي كانت سببًا في تحقيق ذلك النجاح؟

اعمل على تقييم مدى اندماج الموظف وتحفيزه

• هل أنت متحمِّس تجاه ما تعمل عليه الآن؟
• ما الذي يحفّزك للمجيء إلى العمل؟
• ما شعورك تجاه مشاريعنا المقبلة؟
• هل تشعر أحيانًا بالضجر أو بغياب التحدّي والصعوبات في العمل؟ إذا كان الجواب ‘نعم’ فكيف تجعل من يومك أكثر تحفيزًا؟

الأسئلة الخاصة بأداء الموظفين وتطورهم المهني

• ما المهارات أو السلوكيات التي تُظهِرها في العمل والتي تحقق مكاسبَ لك، إضافةً إلى فريقك أو شركتك؟
• هل يحدُث أن تُضطرّ إلى العمل على أكثر من مهمة واحدة في الوقت ذاته؟ في حال أجبت بـ ‘نعم’، فكيف يمكن أن يُعاد تنظيم مهامك ومسؤولياتك بحيث تتجنّب تعدُّدَ المهام؟
• برأيك، ما الذي تفعله أنت لتُسبِغ عليه شركتُنا قيمةً؟ أو ما تتوقعه منك بشأن أدائك في العمل؟ هل سنحت لك الفرصة من قبل لتجسيد تلك القيم في عملك، أو لتلبية تلك التوقعات؟
• هل ترى أنَّ أسلوب تقييم أداء الموظف ومكافأته عليه مُحِقٌ ومُنصِف؟

أسئلة الاجتماعات الفردية الخاصة بالصعوبات التي يواجهها الموظفون

• ما هي عناصر بيئة العمل التي تتسبب لك أكثر الأحيان بانقطاعات في إنتاجيتك؟ وكيف بوسعك حل هذه المشكلة؟
• هل ترى أن عبء العمل الملقى على عاتقك ضمن حدود المعقول؟ إذا لم يكن الوضع كذلك، فهل في إمكانك اقتراح حلول بوسعنا تطبيقها معًا لمواجهة هذه المشكلة؟
• ما هي أفضل الطرق بالنسبة لك للتواصل معي عندما تجد أنك تواجه نقصًا في الموارد، سواء أوقع ذلك النقص في تقنية المعلومات أو في الموارد البشرية أو الميزانية أو المواد أو غيرها؟
• ما هي أفضل الطرق من وجهة نظرك للتواصل معي عندما يكون دورك ومسؤولياتك في العمل غير واضحين بالنسبة لك؟

أسئلة حول تفضيلات تقدير الموظفين

• بأيِّ سياق تفضِّل أن يُضاء على العمل الجيد الذي أنجزته؟
• أيُّ نوع من تقدير الموظفين يترك في نفسك الأثر الأكثر إيجابيةً؟ هل تفضّل الثناء الشفهي -لقاء الإنجاز الذي حققتَه- خلال اجتماعات الفريق، أم أنك تفضِّل تلقّيَ تقييم إيجابي منّي أثناء اجتماعي بك منفردًا، أم الأنشطةَ الجماعية التي تلقي الضوء على نجاح مشروع ما، أم أنك تفضل شيئًا آخر؟
• هل تبذل أي جهد لتقدير عمل أقرانك وإنجازاتهم؟
• هل هناك ما يمكننا فعله- بوصفنا فريقًا- لتعزيز تقدير الموظفين؟

الأسئلة الخاصة بثقافة تقييم الموظفين وممارساتها

• كيف تفضّل تلقّيَ التقييم؟
• هل تلقيتَ مؤخرًا تقييمًا بنّاءً كان مفيدًا لك؟ لماذا؟
• هل ترتاح لتوجيه تقييمٍ لزملائك على العمل الذي تعاونتَ معهم فيه؟
• هل هناك أمر يمكنني أن أمنحك عليه تقييمًا في هذه اللحظة؟ أو هل لديك ملاحظة أو تقييم يمكنك توجيهه إليَّ؟

أسئلة الاجتماعات الفردية الخاصة بالتقدم المنجز في تحقيق الأهداف

• هل تحتاج إلى مزيد من التوضيح حول الكيفية التي تتيح فيها أهدافك المهنية الفردية لنا تحقيق أهدافنا بوصفنا فريقًا أو شركة؟
• هل تحتاج إلى مساعدة مني لتحديد الأفعال التي من شأنها مساعدتك في تحقيق أهدافك بعيدة المدى؟
• هل تعتقد أنك ستتمكن من تحقيق هدفك في ظل الظروف الحالية؟
• هل تعتقد بوجوب أن نعمل معًا لمراجعة هدفك وإدخال تعديلات عليه، أو لتحديد أهداف جديدة؟

أسئلة حول التوازن بين حياة الموظف وعمله وحول الرفاه والضغط النفسي

• كيف ترتب أولويات التوازن بين حياتك وعملك؟
• هل تشعر بالارتياح تجاه أخذ استراحات أو إجازات وتجاه الاستفادة من سياسات العمل المَرِنة؟
• هل يمكنك إعطائي أمثلةً ملموسةً عن مواقف تتعرض فيها للضغط في العمل؟
• ما الذي يسبب ذلك الضغط برأيك؟ هل هو ناتج عن الشعور بأنك فاقد للتحكّم؟ أم لشعورك بأنك لا تمتلك المهارة الكافية؟ أم أن ذلك بسبب الصعوبات في التعامل مع جوانب جديدة أو غير متوقعة في العمل؟
• هل يمكنك طلب المساعدة أو الدعم أو المساهمة لنفسك من أصدقائك الأكثر خبرةً منك بشأن التعامل مع المواقف التي تتعرض فيها للضغط؟
• ما الذي أقدِّمه بالفعل، وما الذي عليَّ الاستمرار في تقديمه بوصفيَ مديرًا لتعزيز الصحة والرفاه الجسديَّين والنفسيَّين لفريق الموظفين الذي أديره؟

أسئلة الاجتماعات الفردية حول مناخ الفريق وانسجامه

• هل يعلم زملاؤك متى قد يقاطعوك عن أداء عملك؟ إذا لم يكونوا يعلمون، فكيف يمكنك إيصال ذلك إليهم من دون المسّ بقدرتكم على التعاون؟
• هل هناك أمور تحدث ضمن الفريق تجعل من الصعب تحقيق التعاون؟
• هل تشعر بأن لدى الفريق موارد كافية (تقنية معلومات وموارد بشرية وميزانية ومواد، أو غيرها) لازمة لتحقيق أهداف الفريق المشتركة خاصتنا؟
• إذا كان هناك أمر واحد يمكنك رؤية فريقنا يحققه، فما هو؟ ما الذي سيساعدك أنت وفريقَك على تحقيقه؟ وما الذي تعتقد بأنه يعيق تحقيقه؟

أسئلة اختتام الاجتماع الفردي ووضع الخطط التالية

• ما الأمر الذي ستطبِّقه خلال الأسبوع أو الأسبوعين القادمَين في ضوء النقاش الذي أجريناه؟
• هل هناك نقطة نقاش محددة علينا العودة إلى الحديث عنها خلال اجتماعنا المقبل؟
• قبل أن نُنهيَ الاجتماع، هل يخطر ببالك الآن أي أمر يمكنني فعله لمساعدتك؟

اخرج باجتماع فردي رائع

بهذا ستكون مديرًا مميزًا، وستساعدك هذه الأسئلة في خوض نقاش عظيم مع كل موظف تشرف عليه مباشرةً ضمن فريقك، وأنت الآن على أُهبة الاستعداد لتغطّي أي نقطة نقاش تحتاج إلى طرحها، سواء أتعلّق الأمر بمناقشة الأهداف، أو بِخوض نقاشات عصيبة، أو حتى بالحصول على تحديثات للحالة، أو للتحرّي عن الصحة الجسدية والنفسية لموظفيك.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال ‎40 One-on-one meeting questions for busy managers لصاحبته Nora St-Aubin.

اقرأ أيضًا

• القيادة الفعالة للفريق وطرق تحقيقها
• أفضل الطرق لإدارة فرق العمل المتنامية
• كيف تصبح القائد الذي يعزز الأصالة في العمل؟
• كيف تصبح مديرا ناجحا؟
• مجموعة خطوات لتحسين التواصل مع فريقك